SharePoint es una herramienta de productividad que le ayuda a tener toda la información relacionada con un objetivo particular en un mismo lugar, sin importar el tipo o formato en el que dicha información se encuentre: bien pueden ser documentos de Word así como cualquier clase de archivo que usualmente se almacena en otro tipo de aplicaciones como listas de contactos, calendarios compartidos, bases de datos de productos, planeación de proyectos o listas de noticias. SharePoint también facilita la búsqueda de información, evitando al usuario conocer donde esta almacenada, además mantiene el rastro de las actualizaciones y cambios. Un punto relevante que distingue esta herramienta es que no inventa un nuevo tipo de información o de formato de archivo: simplemente ayuda a encontrar la información necesaria en el momento justo. Aun mas importante, provee una plataforma para que esta información sea compartida fácilmente entre grupos de usuarios tales como equipos de proyecto, departamentos o inclusive organizaciones enteras.

Beneficios de SharePoint (Top 10 Benefits of Windows SharePoint Services)

1. Aumento de la productividad con sitios colaborativos fáciles de usar.
2. Fácil manejo de documentos y seguridad en la integridad del contenido.
3. Usuarios nuevos requieren poca capacitación dada la facilidad de uso del sistema.
4. Despliegue de soluciones ajustadas a las necesidades de su empresa.
5. Construcción efectiva y eficiente de sitios colaborativos.
6. Reducción de la complejidad asociada al aseguramiento de la información del negocio
7. Control sofisticado sobre los recursos de la compañía.
8. Comparta archivos con funcionalidades de:
   a. Control de versiones
   b. Protección y desprotección de archivos
   c. Historial de versiones
   d. Metadatos personalizados
   e. Vistas personalizadas
   f. Papelera de reciclaje
9. Fácil y rápida escalabilidad según el crecimiento del negocio.
10. Base para la construcción de aplicaciones Web con una distribución de costos mas efectiva.

Entre las ventajas del nuevo SharePoint encontramos.

Colaboración

Windows SharePoint Services ayuda a los equipos de trabajo a permanecer conectados y productivos facilitando el acceso a las personas, documentación y en general a la información necesaria para poder tomar decisiones y lograr los objetivos de su trabajo.
Para hacer realidad esta ventaja, Windows SharePoint Services provee:

Herramientas de colaboración

• Acceso desde dispositivos móviles.
• Plantillas estándares para la construcción de sitios
• Wikis
• Blogs
• Listas de personas y grupos
• Calendarios
• Integración con herramientas de Email
• Coordinación de tareas
• Encuestas
• Colaboración documental
• Seguimiento de incidentes

Herramientas de notificación

• Filtros de alertas, con enlaces a la información detallada de la alerta
• Alertas personalizadas
• RSS (Really Simple Syndication)
Integración con Microsoft Office
• Integración con las suites de Microsoft Office. (El nivel de integración varía según la versión)
• Integración con Microsoft Outlook
• Integración con Office SharePoint Designer (la nueva versión de FrontPage)
Interfaz de usuario y navegación
• Experiencia de usuario consistente. No hay cambios bruscos de interfaz que desorienten al usuario
• Perfilación de la presentación (El usuario solo ve lo que tiene derecho a ver)
• Barra de acceso rápido
• Barra de navegación superior
• Menú de opciones descriptivo
• Interfaz simplificada con Web Parts

Almacenamiento y seguridad

Windows SharePoint Services proporciona una gran cantidad de beneficios respecto al manejo del almacenamiento y la seguridad.

Repositorio y metadatos

• Librerías de documentos
• Carpetas dentro de todas las listas
• Listas indexadas
• Listas largas indexadas y con índices cruzados
• Listas de elementos mejoradas (seguridad por ítem o directorio, Control de versiones, Proteger/Desproteger)
• Metadatos
• Tipos de documentos (plantillas predefinidas)
• Políticas y auditoria
• Aplicaciones de negocio con flujos de trabajo (Workflows)
• Vista en árbol

Autenticación y autorización

• Políticas de seguridad por aplicación Web
• Múltiples sistemas de autenticación. (Posibilidad de personalizar según el sistema de seguridad de la empresa)
• Control de acceso por carpeta o por ítem.

Control de versiones

• Versión de ítems dentro de las listas o librerías.
• Historial de versiones
• Seguimiento y control de versiones mayores y previas

Recuperación de la información

• Papelera de reciclaje
• Soporte para copias de seguridad y restauración (Backup/Restore)

Índices y búsqueda

• Búsquedas basadas en la tecnología Microsoft Searchtm

Despliegue y administración

El despliegue de Windows SharePoint Services permite configuraciones para un único servidor o para granjas de servidores de cualquier tamaño. Permite el crecimiento horizontal de la granja (Servidores por función) o el crecimiento transversal (Nuevos nodos de procesamiento en la granja).
El modelo de administración esta basado en un framework de políticas que ofrece una delegación segura de roles y derechos, permitiendo el empoderamiento de usuarios para que estos estén en capacidad de suplir todas sus necesidades características de SharePoint. Esto disminuye los requerimientos hechos al área de tecnología por parte de los usuarios generadores de contenido.

Modelo de despliegue

• Actualización incremental
• Fácil migración de ambientes para pasar de pruebas a producción. Migración total de un sitio o incremental
• Gestión de la configuración

Administración

• Administración de la interfaz de usuario
• Delegación
• Fácil reorganización de la jerarquía de sitios
• Seguimiento

Modelo de sitios

• Plantillas de sitios y listas extensibles
• Promoción de subsitios
• Barras de navegación personalizables
• Soporte a ASP.NET versión 2.0

Crecimiento de la plataforma

Microsoft SharePoint Services expone varias características para que los desarrolladores, o inclusive los usuarios avanzados, puedan crear, personalizar, y ampliar la funcionalidad de soluciones de negocio ya creadas.

Modelo de objetos y interfaces de programación de aplicaciones (API)

• Modelo de objetos
• Framework de características
• Integración con Visual Studio
• Control de código fuente
• Tipos de campo expandibles
• Columnas de sitio
• Metadatos de carpetas
• Consultas sobre múltiples listas
• Flujos de trabajo (Workflows)
• Registro de cambios
• Servicio de tareas programadas
• Formularios construidos sobre el estándar de industria XML