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Código de ética

1.  Alcance

El propósito principal de este código de ética es promover y defender una serie de valores y principios corporativos que fomentan el desarrollo de relaciones de confianza sanas y sostenibles entre todos los empleados, alta dirección, proveedores, accionistas, clientes y en general con todos los que tenemos relación.

Este código debe cobijar a todos los empleados, miembros de la alta dirección y proveedores, sin importar su cargo o ubicación geográfica y debe ser comprendido y aplicado, para propiciar conductas y comportamientos ejemplares dentro de la empresa.

2. Fundamentos Ceiba

En Ceiba somos generadores de ideas y soluciones integrales, teniendo siempre como enfoque una excelente prestación del servicio, de la cual se desprenda la mejora para el negocio de nuestros clientes. Las relaciones entre empleados, alta dirección, proveedores, accionistas, clientes y otros interesados son guiadas por los valores de la dignidad humana y el respeto mutuo. En la ejecución de nuestras labores, ejecutamos y actuamos acorde a las leyes y con absoluta transparencia. Trabajamos en equipo con nuestros clientes para poder brindarles una solución que se ajuste a sus necesidades.

Independientemente del cargo o posición que desarrolle el colaborador, se espera un comportamiento adecuado y correcto, consistente con los principios y valores de nuestra empresa y que contribuya al cumplimiento de la misión y objetivos

Misión

En Ceiba trabajamos con pasión para transformar los negocios de nuestros clientes, haciéndolos más exitosos mediante el uso de la tecnología y la innovación.

Visión

Ceiba será la empresa con la cual los clientes y mejores talentos quieran trabajar.

Valores

  • Somos generadores de ideas y soluciones.
  • Valoramos a las personas como individuos y a la familia.
  • Valoramos el aprendizaje continuo.
  • Trabajamos en equipo con nuestros clientes de manera transparente.
  • Nuestra prioridad es mejorar el negocio de nuestros clientes.

Principios

Honestidad

Actuamos de forma coherente, de acuerdo a como pensamos y sentimos, expresando cualquier inconformismo o discrepancia de una manera apropiada y respetando siempre a el receptor del mensaje.

Igualdad

Nadie podrá ser discriminado en razón de su género, raza, origen nacional o familiar, idioma, religión, opinión política o filosófica.
En las relaciones entre empleados, miembros de la alta dirección, proveedores y accionistas, primará un trato cordial, sin importar su relación con la empresa.

Legalidad

Todas las acciones desarrolladas por Ceiba serán llevadas a cabo dentro del margen de la legalidad. Así mismo, se buscará motivar a todas las personas que tengan una relación con Ceiba, a que su actuar corresponda con el marco legal vigente.

Responsabilidad

Tenemos la capacidad de tomar decisiones de manera consciente, y de asumir las consecuencias que tengan estas decisiones y de responder ante quien corresponda en cada momento.
Adicionalmente, se tendrá como prioridad darle cabal cumplimiento a aquellos compromisos contractuales ya asumidos por Ceiba, buscando siempre la satisfacción del cliente.

Respeto

Tratar a las demás personas con consideración y valoración especial, ya que se reconoce el valor social de los demás.

Cooperación

El personal de Ceiba se moviliza hacia un mismo objetivo, aprovechando las capacidades individuales, comprendiendo y aceptando las características personales, manteniendo un equilibrio entre ambas, auspiciando un ambiente de colaboración con los demás actores del entorno.

3. Normas generales de conducta

Uso adecuado de la información:

Todos los empleados de la compañía deberán hacer un uso correcto de la información a la cual tienen acceso, garantizando la confidencialidad y conservación, acorde a las políticas de la compañía y a los especificados en el contrato laboral.

Regalos, atenciones e invitaciones:

En función de evitar la percepción o materialización de eventos de soborno, actos de corrupción o situaciones de conflicto de intereses, ningún empleado utilizará su poder para obtener beneficios para sí mismo, familiares, amigos o terceros. Esto implica que los regalos o atenciones recibidos u ofrecidos, debe ser autorizado únicamente por su jefe inmediato y en ningún caso podrá superar montos a $200.000 COP o su equivalente, así como no podrán ser artículos ostentosos.

En caso de dudas sobre la naturaleza de un regalo o atención se puede consultar con personal del Comité de Ética.

Conflictos de intereses:

justo, leal y en igualdad de condiciones. Las siguientes situaciones se
considerarán susceptibles de revisión con el fin de determinar si se está
presentando conflicto de intereses:

  • Realizar negociaciones comerciales con delegado de clientes o
    prospectos donde se presente algún vínculo de consanguinidad o
    sentimental que pueda interferir en las decisiones.
  • Elección de proveedores o contratistas en los que se presente algún
    vínculo de consanguinidad o sentimental que pueda interferir en las
    decisiones.
  • Participación en un proyecto productivo en el que se presente algún
    vínculo de consanguinidad o sentimental con el responsable asignado
    por parte del cliente que pueda interferir en las decisiones o acciones
    emprendidas.

Libre competencia:

Ceiba tiene como compromiso generar propuestas de valor a los clientes enmarcadas en las capacidades operativas propias de la empresa. No se participa en actividades que impliquen competencia desleal o que afecten y restrinjan el comercio u otras prácticas con propósitos monopólicos afectando la dinámica del sector.

En general, dentro de los principios de competencia económica se prohíbe:

  • Rebajas, descuentos, márgenes de ganancias, costo o cualquier otro mecanismo para fijar precios de productos y servicios;
  • Acuerdos para limitar la producción de algún bien o servicio;
  • Boicots colectivos, tales como decidir conjuntamente con un competidor si se negocia o no se negocia con cualquier otra compañía;
  • Intercambio de información comercial que no sea pública, o bien compartir con la competencia secretos e información de negocios comercialmente sensibles para la Compañía;
  • Promover o ejecutar acuerdos y actos contrarios a la libre competencia;
  • Realizar acuerdos para la fijación directa de precios, condiciones de venta o comercialización.

Administración de la información financiera

Ceiba se encuentra comprometida en ofrecer a sus accionistas y al mercado en general, información real y transparente sobre sus operaciones, razón por la cual todos los colaboradores deben contribuir para que los estados financieros, la declaración de impuestos y similares, reflejen la realidad de los hechos económicos, bien sea por el reporte de información o la aplicación de los controles en los niveles que corresponde. De igual forma, se acoge al cumplimiento de las leyes nacionales con relación a los reportes de información financiera y fiscal a los entes que corresponda, cumpliendo con el registro, conservación y elaboración de los informes financieros de acuerdo con los lineamientos pertinentes.

Protección de activos:

Todos los activos, servicios y recursos de la compañía, solo pueden ser usados para actividades relacionadas con la misma, y no deberán ser usados de manera inapropiada o que afecte a la empresa o a terceros.

Relación con los clientes:

Ceiba se compromete a entregar un servicio de óptima calidad, con profesionalismo y respeto; y las quejas y reclamaciones de los clientes serán atendidas según los medios dispuestos por la organización en forma adecuada, buscando la satisfacción de sus necesidades en forma justa.

Condiciones de trabajo justas:

Se garantiza un ambiente de equidad y justa remuneración, se vela por las condiciones de salud, seguridad, dignidad, reputación e integridad de todos sus empleados, se rechaza toda forma de discriminación por el motivo que fuere, se valora la diversidad y se promueve el intercambio de puntos de vista e ideas de forma respetuosa y constructiva.

Seguridad y Salud en el Trabajo:

Tiene como objetivo, preservar la vida, salud
y bienestar de éstos, sus compañeros de trabajo y los terceros.

Lavado de activos:

En función de proteger el buen nombre de Ceiba se evitarán relaciones comerciales que faciliten el lavado de activos, financiación de terrorismo u otros delitos. Adicionalmente, no se iniciará relación laboral o comercial con personas naturales o jurídicas que se encuentren vinculados en algún tipo de proceso de esta índole.

Auditoría interna objetiva:

Los auditores internos de Ceiba deben firmar una declaración de confidencialidad y objetividad la cual contiene las buenas prácticas que en calidad del rol se deben tener. La empresa velará por seleccionar la(s) persona(s) acorde al perfil y competencias adecuadas para ejercer el rol.

Derechos de autor y propiedad intelectual:

Se debe velar por respetar y proteger los derechos de autor y la propiedad intelectual propia y de terceros.

Adicionalmente, todos los derechos patrimoniales que recaigan sobre el software o sobre cualquier otro derecho de autor que consagra la Ley, desarrollado por el empleado, de manera Individual, colectiva o en colaboración, serán de propiedad de Ceiba y se consideran activos de ésta, por lo tanto, ni durante la vigencia del contrato de trabajo, ni luego de la terminación de este, la información relacionada con el software o el software mismo, podrá ser usado y/o retirado de las instalaciones de Ceiba por el empleado en beneficio propio o de terceros, sin la respectiva autorización escrita del Representante Legal de Ceiba.

Selección y contratación:

En Ceiba la selección y contratación del personal se fundamenta en la capacidad, experiencia y conocimiento de los candidatos, así como su identificación con los principios y valores de nuestra empresa. El proceso de selección y contratación se realiza con respeto e igualdad, sin crear falsas expectativas a los candidatos y cumpliendo con las normas y regulaciones pertinentes

IV. Sanciones

Las faltas del código de ética de Ceiba por alguno de los destinatarios del mismo pueden traer como consecuencias sanciones a nivel interno, administrativa o legal.
Para el caso de los empleados se verá afectado mediante las acciones disciplinarias legales, aquellas definidas en el contrato del trabajo y reglamento interno de trabajo.

V. Comité de ética

El objetivo del comité de ética es promover la gestión ética en Ceiba y velar por el cumplimiento del código de ética.

El Comité debe establecer estrategias de divulgación, implementación y fortalecimiento de los aspectos relacionados con la ética al interior de Ceiba así como evaluar casos o excepciones que puedan darse de los mismos.

¿Quiénes deben integrar el comité de ética?

Lo esencial es que sean personas íntegras, de larga trayectoria en la empresa. Desde el punto de vista funcional, es recomendable que en el comité estén representadas diferentes áreas y es conveniente que el número de miembros sea impar. Adicionalmente, los integrantes deberían tener capacitación relacionada con el trato de casos desde el punto de vista ético y nociones básicas de ética.

El comité de planeación estratégica se encargará de velar por el cumplimiento de la ética organizacional, apoyados del área de procesos para la definición de los procesos orientados a su implementación y seguimiento.

VI. Glosario

Regalo:

Cualquier beneficio (financiero o no) otorgado a un empleado por parte de un tercero o viceversa . Esto incluye también prestación de servicios o bienes a precios menores a los del mercado.

Atención:

Implica beneficios tales como invitaciones a consumir alimentos, boletos para eventos, transportes y hospedaje.

Conflicto de Interés:

Se considera conflicto de interés cualquier situación en la cual una persona enfrenta sus intereses personales con los de la sociedad, en actividades personales o en el trato con terceros, ya sean proveedores, contratistas, clientes u otros, de tal manera que se afecte la libertad e independencia de la decisión, por diferencias en los motivos de quienes intervienen en la relación.

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