Arquitectura de la información

¿Alguna vez has escuchado el término Arquitectura de Información (AI)?, o te habrás preguntado, y esto ¿cómo funciona?, ¿con qué se come?, ¿por qué resulta tan útil? Pues bien, a continuación les hablaré un poco de este tema y les daré una mirada desde la experiencia y acercamiento que he tenido con el mismo.

Les cuento que este tema es todo un mundo, uno creería que bastaría con organizar un temario de contenidos, definir un esqueleto o mapa que me permita abarcar lo que necesito, y ojo a esa palabra: “lo que necesito” o cómo creo que sería la forma más conveniente de hacerlo, desde mi perspectiva y visión; y ¡pues no!, no es así. Resulta que empieza uno a leer, a investigar, a adentrarse más y ¡oh sorpresa!, esto va más allá. Pilas pues a lo que les contaré.

Primero que todo y para que quedemos claros, definamos el concepto de Arquitectura de Información. En palabras muy cortas, pero concretas, Nielsen Norman Group, lo define como: “la forma de organizar y estructurar información para mejorar la capacidad de encontrar y descubrir”. Esto permitirá que los usuarios encuentren lo que buscan de una manera eficaz y realmente provechosa.

Entonces, vamos con un ejemplo:

Haz de cuenta que te encuentras en un supermercado al que ingresas por primera vez y estás de afán, porque justo debes prepararte para ir al matrimonio de tu mejor amigo, y preciso ese día se te acabaron los jabones de baño, y pues no es una opción irte así sin bañarte. Una vez sales corriendo de tu casa y pones el pie en ese supermercado, que además es gigante, empiezas a buscar alguna señalización, que te lleve inmediatamente a la sección de jabones, pero te das cuenta de que no hay señalización de ningún tipo. Te tocas la cabeza desesperado y empieza tu maratón recorriendo el supermercado, de pronto haces algunas preguntas a los mercaderistas que allí encuentras, pero que se limitan solo a señalarte o apuntarte con el dedo y pues no es suficiente para ti, porque además la cantidad de personas ese día es tremendo. Respiras profundo, y continúas con la búsqueda, hasta encontrar los benditos jabones.

Ahora quiero que te pongas en esa posición, ¿qué pasaría por tu cabeza?, ¿cómo expresarías esa frustración? Pues sí señores, así mismo y en esa medida o peor se sienten nuestros usuarios al llegar a una web o aplicación, con una necesidad específica de información, cortos de tiempo (muchas veces) y frustrados por no encontrar lo que buscan, unos se rinden y abandonan, otros por pura necesidad y casi obligación, se quedan hasta encontrarla; pero créanme, que la mayoría no lo hace.

Ahora si me hablas de necesidades como, sacar el RUT, hacer trámites en la DIAN, etc, pues mi querido amigo, déjame decirte que las búsquedas no se hacen por gusto, sino por obligación, al final tus experiencias con este tipo de sitios tan “congelados en el tiempo” por así decirlo, pierden todo tipo de interés, más que una consulta y mirada por necesidad, que se vuelve obligatoria.

Entonces, partiendo de todo esto que les acabo de contar, resulta que hace poco me enfrenté a un reto: reestructurar la Arquitectura de Información, a una web con gran volumen en contenidos, necesidades de búsqueda de información específicas y contextos de uso variados (desde la mirada del negocio y del usuario). Todo esto se analizó, y se empezó a trabajar en ello, en el siguiente orden:

1. Decidimos hacer primero un inventario de contenidos, pues necesitábamos saber que teníamos, empezar a clasificar con que tipo de información nos quedábamos y cuál otra podría modificarse o simplemente desaparecer. Esto, lo hicimos de la mano del negocio, pues quién más que ellos para conocer su web.

Este paso lo iniciamos, teniendo en cuenta el objetivo del nuevo sitio web soñado y a lo que le apuntábamos, que se resumía en ser una web más transaccional y no solo de consulta de información. ¿El propósito? Descongestionar oficinas, y permitirle a los usuarios, realizar sus trámites en línea, autogestionados, de la manera más agradable y por supuesto óptima, porque el tiempo de la gente y de todos es oro, como bien dicen.

Este inventario lo iniciamos directamente en un esquema de árbol de contenidos, pero lo pueden hacer fácilmente, desde un archivo en un Excel, y si lo trabajan en línea, mucho mejor, porque controlas temas de versionamiento y trabajo en paralelo.

2. Teniendo el análisis de estos contenidos, dijimos: listo ahora qué tal sí, generamos espacios de cocreación en los que incluyamos actividades que de una vez nos permitan hacer investigación de usuarios, mapear todas sus necesidades y dolores, hacer ideación y además hacer la actividad estrella que nos acercará, al menos un eslabón más (de muchos) a esa reestructuración de la Arquitectura de Información.

Se preguntarán, y ajá ¿cuál es?, pues nada más y nada menos que un Card Sorting, una técnica que nos permite descubrir cómo los usuarios creen que debería estar organizada la información, a través de un ordenamiento de tarjetas, que contiene categorías y subcategorías.

Esta actividad puede hacerse de manera presencial, o remota. En nuestro caso la actividad la hicimos de manera remota, en una herramienta llamada Optimal Workshop, una plataforma que tiene planes gratuitos y te dan variadas opciones para ejecutar con éxito el ejercicio, también cuenta con planes de pago que ofrecen, obviamente, el 100 % de sus características.

Algo importante que se me escapaba, cuando vayan a usar la herramienta para esta actividad, eligen la que dice: Optimal Sort.

Para conocer más, acerca del ejercicio de Card Sorting y sus posibilidades, los invito a

leer en las siguientes fuentes de:

3. El tercer paso fue consolidar toda la información, es decir el resultado del análisis que nos arrojó la herramienta de Optimal Workshop y así tomar decisiones frente a la Arquitectura de Información. Iniciamos con la reorganización de temas específicos, creación de nuevas categorías, corrección de etiquetado y rotulación, o sea un nombramiento más claro de los ítems de información para los usuarios.

Esta organización la hicimos en el programa MIRO, una herramienta colaborativa,

que te permite realizar estructuras de mapas cómo: Customer Journeys, Mind Maps,

Canvas, entre otros, con plantillas ya establecidas; o te permite crear tu tablero desde

cero, con tu mapa como quieras organizarlo, todo esto de acuerdo a tu necesidad.

Nosotros por ejemplo, elegimos uno en limpio y allí arrancamos a pintar nuestro mapa de Arquitectura de Información. La herramienta también ofrece características de pago y planes gratuitos. Funciona perfecto el plan gratuito, para tener cómo máximo 3 tableros e invitar a un máximo de 28 miembros para visualizar o editar el mapa en paralelo. Pero ojo a lo siguiente: no te permite exportar tu mapa en ninguno de los formatos (PNG, JPG o PDF), así es; para esto, tocó ingeniárnosla cómo pudimos y sacar de allí a través de screen shots, nuestro mapa, cada vez que necesitábamos compartirlo al equipo, pero bueno, en resumen la herramienta es bastante chévere, ofrece varios temas y los planes de pago ofrecen, obviamente, aún más.

Te comparto por acá el enlace para que le des una mirada y te informes más al respecto:

https://www.miro.com/

Se me escapaba contarles que hace poco me enteré de que MIRO ofrece licencias para estudiantes, donde antes debes completar un formulario y ellos responden tu solicitud en un máximo de 10 días.

Te comparto el link, para que revises la información, ¡qué bien por ti si eres estudiante!

https://miro.com/contact/education/

4. Bueno mis queridos, cuando ya teníamos nuestra reestructuración y ajuste realizado con los insights anteriormente mencionados, pasamos a probar esta Arquitectura de Información ya más refinada, a través de una prueba llamada Tree Test.

¿Tree que?, calma ya lo sabrán…

El Tree Test es otra técnica de estudio usada para probar precisamente esa definición de Arquitectura de Información establecida, con el fin de validar su usabilidad y que tanto es capaz de guiar a un usuario y localizar determinada información, de acuerdo a su necesidad específica.

Lo que hacemos con esta prueba es establecer una serie de tareas al usuario, con una necesidad de búsqueda de información específica, para que a través de la Arquitectura de Información presentada, él pueda iniciar esa exploración.

Con esta prueba medimos:

El tiempo en que la persona tarda en encontrar la información indicada, que cumpla con el objetivo de la tarea planteada. (Eficiencia)
Ver el número de errores que se dan en esa exploración, es decir, la persona que tantos caminos recorre intentando encontrar la información y finalmente no llegando a la indicada.

Hago una pausa en este punto, para explicarles algo:

La herramienta evalúa la búsqueda de información de manera directa, es decir, que el usuario hace una única exploración y toma una decisión final.

La otra es la manera indirecta, en la que el usuario, toma varios caminos y su exploración es mayor, antes de tomar cualquier decisión final.

¿Por qué les aclaro esto?, porque también esto nos quiere decir algo, si el usuario dudó mucho en llegar a la opción que le pusimos cómo la indicada, es decir, que hizo una exploración de manera indirecta, posiblemente hay alguna falencia en el rotulado o ubicación de determinado contenido, o si por el contrario llegó de manera directa a una opción que tal vez tampoco le marcamos como la indicada, podemos concluir quizá, que los usuarios no leen, solo escanean. Este tip, es importante que lo sepamos a la hora de sacar nuestras conclusiones.

Finalmente, medimos también el grado de satisfacción del usuario, que tan cómodo y claro se sintió explorando a través de la navegación y cumpliendo o no, los objetivos. Muchas veces, esa sensación de frustración es evidente, entonces debemos anotarlo y evaluar por qué se da.

Bueno y con toda esta carreta previa, les digo que esta prueba también la pueden realizar en nuestro adorado Optimal Workshop, que a través de su componente llamado Treejack, te presenta el detalle y análisis por participante y en su totalidad, a través de datos estadísticos e información clara y precisa de los resultados.

Cabe resaltar que esta prueba la hicimos de manera remota, pero moderada, ya que al trabajar con el plan gratuito, esta solo nos permitía hacer por prueba 3 tareas, por lo cual decidimos hacer el acompañamiento al usuario para llevarlo a la realización de las pruebas, con dos links diferentes, completaban uno y luego el siguiente.

Les dejo el link por acá para que se dateen más del tema, y porque no, revisen si pueden llegar a un plan pago, así le sacan el jugo a todas sus características:

https://www.optimalworkshop.com/treejack/

5. Cómo toda prueba realizada, analizamos los hallazgos, consolidamos la información, pasamos a hacer los ajustes requeridos y finalmente, dimos inicio a la elaboración de Wireframes.

Los Wireframes son esquematizaciones de la interfaz, antes de pasar al diseño gráfico de la propuesta. Este nos permite ver la distribución, ordenamiento y jerarquía de la información; por ello, lo más indicado es realizar los Wireframes con un acercamiento al contenido final, y así evaluar también temas de etiquetados, espaciados y distribución.

Algunas de las herramientas que podemos usar para dicho fin son:

Axure
Adobe XD
Figma
Photoshop
Illustrator
Entre otros

6. Una vez se hacen los Wireframes, la idea es generar pruebas de usabilidad, si los haces de manera remota, debes entonces generar el link y compartirlo para la prueba. Cuando lo haces de manera presencial, podemos hacer la validación incluso con bocetos en papel.

Con estas pruebas, sabrás si lo que has diseñado es funcional. Aquí analizaremos el comportamiento y lenguaje corporal que el usuario refleja, observar que caminos sigue para completar su necesidad de información y saber que apreciaciones tiene frente a cómo fue su experiencia con la interfaz.

Para esto, no es necesario que hagas todo un flujo completísimo de lo que será tu Arquitectura de Información, basta con poner las interfaces que consideres junto con el negocio, lo que más valor va a generar para el usuario y que conlleven a la solución de tareas específicas.

Te dejo información acerca de pruebas de usabilidad:

Recordemos que por sobre todas las cosas, todo esto que les menciono, es un proceso iterativo, es decir, probamos, ajustamos, probamos, nos lanzamos y en la marcha, seguirán surgiendo mejoras cada vez mayores, que van convirtiendo nuestro proyecto en un resultado con valor y visión a gran escala.

Entendamos también, que nuestro centro debe estar enfocada en el usuario, pero que no podemos pasar por alto los objetivos del negocio, metas que como compañía apuntan a un crecimiento financiero y social.

Lo que les acabo de contar, fue para mí una experiencia con grandes aprendizajes, y eso que este artículo solo fue un abrebocas, algo que les quise compartir para que se hagan una idea de cómo afrontar un reto de este tipo, pero que cada uno desde su “sabort” y conocimiento, puede generar de una manera u otra. Herramientas existen muchas, lo importante es tener claro el objetivo y el propósito.

No siendo más, me despido, espero que en este artículo haya consignado de forma clara puntos claves, que los impulsen a continuar en esa búsqueda de conocimiento, que les abra los ojos y les deje más pistas, para formar soluciones que cubran cada vez más la ola de necesidades que surgen diariamente.

¡Nos vemos! 😉